Le télétravail, défi culturel au service de la mobilité durable

Compte-rendu de l'atelier d'échange de Bonnes Pratiques du 8/11 - "Mettre en place le télétravail dans sa structure"

Téléchargez la présentation à ce lien. 

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Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises de plus de 100 salariés doivent se doter d'un Plan de Mobilité visant à favoriser l'usage des modes de transport alternatifs à la voiture individuelle. En parallèle des très en vogue vélo et trottinette, et du plus classique recours aux transports en commun, le télétravail offre une réelle alternative pour réduire les trajets quotidiens liés aux activités professionnelles. Retour sur l'atelier d’échange de Bonnes Pratiques du 8 novembre 2018, qui a réuni différents référents mobilité, sécurité et ressources humaines autour de l'expérimentation portée par la Métropole Européenne de Lille.

Le télétravail, encadré par l'article L 1222-9 modifié par la Loi "Avenir professionnel" du 5 septembre 2018 du Code du Travail, s'impose petit à petit chez les salariés et dans les entreprises. Aujourd'hui, cette nouvelle organisation du travail est potentiellement à la portée de tous les métiers, sous réserve de maîtriser quelques grands principes. Le télétravail couvre deux réalités : un travail à distance qui peut être effectué à domicile ou dans un tiers lieu (espace de coworking, autre site de son entreprise, par exemple).

Définition du télétravail 

"Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication." 

Avant toute autre chose, le volontariat est au cœur de la démarche. Le télétravail ne s'impose pas et ne s'improvise pas. Il doit être négocié entre les différentes parties dans l'entreprise : direction, encadrement intermédiaire, collaborateurs, et doit être proposé sur la base du volontariat. Il s'effectue en dehors des locaux de l'entreprise et nécessite des moyens techniques, comme l'accès aux TIC, et matériels : un ordinateur, téléphone, des locaux offrant une connexion web... 

Autre notion centrale : sa fréquence. Même s'il peut être pratiqué à 100 %, le télétravail se pratique généralement de manière régulière ou ponctuelle. Sa pratique doit être encadrée par l'entreprise pour offrir un cadre strict de réalisation, tout en essayant de conserver une souplesse de déclenchement en cas de situation d'urgence et d'événement imprévu : accident sur le trajet, grèves, intempéries, épidémie, ...

Le télétravail, une action au service de la mobilité durable

Assez naturellement, le lien entre télétravail et mobilité durable s'impose à l'esprit. En limitant le recours à la voiture individuelle, le télétravail offre une alternative très efficace aux trajets domicile-entreprise et aux déplacements professionnels. En repensant et en aménageant les déplacements quotidiens, en favorisant par exemple le télétravail de proximité dans les tiers lieux, cette organisation du travail ouvre de réelles perspectives pour porter les sujets de mobilité durable dans l'entreprise. C'est un des leviers qui permet de structurer les Plans de Mobilité en limitant très concrètement le recours à la voiture individuelle ou aux flottes professionnelles.

En parallèle de cet impact positif sur les déplacements, le télétravail permet aussi de repenser l'organisation du travail en exploitant les nouveaux outils de communication : visio-conférence, travail collaboratif à distance... Un autre levier qui est source d'économies et qui limite l'empreinte carbone des entreprises.

À l'inscription, les attentes des participants étaient assez diverses...

"On commence à réfléchir sur le sujet chez nous", "Quelles sont les bonnes pratiques et les outils à mettre en place ?", " Volonté de partager nos pratiques pour installer une confiance réciproque". Si certaines attentes sont encore au stade de la réflexion, certaines sont beaucoup plus précises : Comment intégrer et sélectionner les tiers lieux lors de la mise en place du télétravail ? Comment maintenir la culture d'entreprise et le lien entre les individus ? Comment porter le sujet télétravail avec les IRP ? Comment maintenir l'équité entre les télétravailleurs et les salariés classiques ?

Les avantages de cette pratique

Le nombre de télétravailleurs est estimé à 4% en France, un résultat faible au regard des 18% relevés pour l'Europe. Le management et la confiance sont au cœur de la démarche. Les retours d'expérience mettent en exergue de nombreux avantages pour les collaborateurs et les employeurs.

Pour les collaborateurs : IMG 20181108 154316

  • Réduction du stress et des dépenses liées aux trajets
  • Meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle
  • Meilleure concentration pour certaines tâches
  • Baisse du risque lié aux trajets quotidiens
  • Pour les employeurs : 

Meilleure productivité

  • Attractivité de l’entreprise, amélioration de la marque employeur
  • Optimisation des espaces de travail et opportunité financière
  • Réorganisation du travail et des équipes

Retours sur "L'expérimentation télétravail" de la MEL - présentation de François Lescaux, Bureau des Temps

Elle a débuté en 2016 avec l'édition d'un guide pratique : "Adopter le télétravail". Cette action de promotion à destination des employeurs et des salariés du territoire de la Métropole Européenne de Lille a été accompagnée en interne par une campagne très concrète pour adapter les comportements en cas de circonstances exceptionnelles : comme lors de grèves SNCF ou pendant des événements de grande ampleur comme l'Euro 2016...

Ces premières démarches ont été renforcées par une réelle structuration de l'expérimentation par délibération du Conseil métropolitain le 15 décembre 2017. Il a été décidé de mettre en place une démarche permettant le télétravail au sein de l'administration afin de favoriser une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle. Cet engagement traduisait aussi la volonté de montrer l'exemple afin d'insuffler une dynamique sur le territoire. 

Les grands principes

Sur les 1 700 salariés potentiellement concernés par la démarche, il a été décidé de mener l'expérimentation sur un panel de 150 volontaires. L'engagement vers le télétravail se fondait sur la base d'un double volontariat (de l'agent et de sa hiérarchie), pour une année, avec possibilité d'y mettre un terme à l’aide d’un préavis d'une semaine. 

Le télétravail a été convenu sur une base de 0,5 à 2 jours / semaine ou sur un forfait mensuel compris entre 1 à 8 jours. Étudié au cas par cas selon les besoins du service et la volonté des agents, le télétravail a été encadré strictement pour les horaires : 7 heures à effectuer entre 7h30 et 20h avec 45 min de pause minimum entre 11h30 et 14h, sans heure supplémentaire. En cas d'arrêt maladie ou de congé, aucun télétravail ou report n’est possible.

Concernant les lieux, le travail à domicile a été fortement encadré. Une attestation sur l'honneur a été exigée pour justifier de l'existence d'un véritable espace dédié au travail et assuré via une assurance habitation multirisques personnelle. Il a aussi été demandé une attestation de garde d'enfants. En cas de télétravail depuis un télécentre, la MEL prend en charge le coût de location. Le télétravail depuis un autre site de la MEL était aussi possible, sous réserve de l'accord du responsable du site retenu. Pour le matériel, deux options étaient possibles : soit le candidat disposait du matériel nécessaire dans le cadre de son activité professionnelle, soit il utilisait son ordinateur personnel. Aucune dotation de téléphone, d'ordinateur ou de connexion internet n'a été prévue dans le cadre de l'expérimentation. 

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La sélection du panel

Pour encadrer l'éligibilité des collaborateurs au télétravail, un groupe de travail a identifié les tâches compatibles avec le travail à distance. L'approche par métier a été dépassée afin d'ouvrir au maximum la démarche. Pour autant, certaines tâches ont été classées comme incompatibles avec le télétravail : celles qui impliquent une présence physique, le traitement de données sensibles ou celles impossibles à mener en l'absence de services ou d'outils accessibles à distance. 

En février 2018, l'appel à candidature a récolté près de 300 demandes spontanées. Le comité technique a sélectionné 150 agents selon des critères déterminés au regard du bilan social de la MEL (âge, sexe et catégorie). Il était important que le panel soit représentatif. Autres critères retenus : le métier des volontaires, leur environnement de travail et la prise en compte du trajet domicile-travail ont permis de départager les candidatures équivalentes. Le panel a ensuite été soumis à la hiérarchie pour validation. En juillet 2018, 148 agents ont commencé à télétravailler. 

L'accompagnement 

Des formations obligatoires ont été organisées : 20 sessions entre mi-avril et début juin 2018 pour les 148 agents et 114 encadrants. En complément, des outils pour accompagner les télétravailleurs ont été mis à disposition. Le guide du télétravail expliquant les règles de l'expérimentation et donnant des conseils pratiques, une adresse mail "hotline" facilitant la communication et répondant rapidement aux questions que peuvent se poser les télétravailleurs. Un processus de suivi et d'évaluation a aussi été mis en place : tableaux de bord, indicateurs, questionnaires, enquêtes mensuelles, entretiens individuels menés avec les psychologues du service Qualité de Vie au Travail de la MEL...

Les premiers résultats 

Cinq mois après le lancement de l'expérimentation, les premiers retours sont positifs : gain en productivité, meilleure concentration, qualité de vie améliorée (temps de trajet…). Les agents n’ont pas rencontré de soucis particuliers, mais essentiellement des réglages techniques, comme en témoignent les 17 tableaux de bord renseignés (connexion au réseau, transfert de ligne…). Le panel des agents télétravailleurs attribue une satisfaction moyenne de 8,8/10 pour la période de juillet-août et de 8,9/10 pour septembre.

Les prochaines étapes 

L’évaluation de l'action se poursuit grâce à des focus groups, questionnaires, enquêtes mensuelles de satisfaction, entretiens téléphoniques... 

En parallèle, en vue d'un futur déploiement plus conséquent, de nouveaux comités techniques ont été mis en place afin de formaliser des propositions en matière de : nombre d’agents, critères de sélection, conditions techniques et logistiques de mise en œuvre (équipement informatique et téléphonique, remboursement des frais, jours, heures, lieux). Un dernier comité de pilotage se tiendra en janvier 2019. Au regard des résultats de l'expérimentation, un vote aura lieu en avril pour décider - ou non -un déploiement à l'été 2019. 

Pour aller plus loin 

Guide de la Mel "Adopter le télétravail"

 

Guide du télétravail pour la fonction publique (2016) 

Le nouvel encadrement du télétravail (loi travail 2017) 

 

La bonne pratique de Bouygues Bâtiment Nord-Est : un serious game pour lever les freins du télétravail 

Le moteur de recherche des Bonnes Pratiques RSE 

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